Për të përmbushur detyrimin që rrjedh nga ZZLP dhe Rregullorja për masat teknike dhe organizative për sigurimin e konfidencialitetit dhe mbrojtjen e përpunimit të të dhënave personale[13] të DZLP, kontrolluesi miraton dokumentacionin dhe ndërmerr masa teknike dhe organizative për të garantuar sigurinë dhe fshehtësinë në përpunimin e të dhënave personale, të cilat do të parandalojnë aksesin e paautorizuar, ndryshimin e të dhënave, zbulimin e paautorizuar të tyre, humbjen ose shkatërrimin aksidental. Një nga detyrat kryesore të OZLP është të monitorojë përputhshmërinë e funksionimit të kontrollorit me këtë dokumentacion.[14]
Formularët për dokumentacionin për masat teknike dhe organizative: Deklaratë për sigurimin e fshehtësisë dhe mbrojtjes së të dhënave personale, Autorizim për përpunimin e të dhënave personale, Të dhënat e personave të autorizuar për përpunimin e të dhënave personale, Regjistrat për të dhënat personale që ofrohen për përdorim nga përdoruesi dhe Shkarkoni regjistrin e rreziqeve nga lidhja “Formularët”.
Përpara fillimit të përpunimit të të dhënave personale, kontrolluesi ka detyrimin të regjistrojë koleksionet e të dhënave personale në Regjistrin Qendror të Përmbledhjeve të të Dhënave Personale të DZLP-së.[15]
Regjistri qendror mundëson zbatimin praktik të njërës prej të drejtave të subjektit të të dhënave personale – të drejtën për t’u informuar për operacionet e përpunimit të të dhënave personale. Nëpërmjet tij bëhen transparente koleksionet e të dhënave personale të mbajtura nga kontrolluesi, si dhe kategoritë dhe vëllimi i të dhënave që ai përpunon.
Instalimi i video survejimit në ambientet e biznesit të kontrollorit krijon detyrimin për të njoftuar subjektet e të dhënave personale për zonën që regjistrohet.
Njoftimi duhet të jetë i qartë, i dukshëm dhe i shfaqur publikisht (p.sh. në hyrje të ndërmarrjes së biznesit). Njoftimi duhet të tregojë se kush është kontrolluesi i të dhënave personale të përpunuara nga video survejimi, si dhe të specifikohet mënyra se si mund të merret informacioni se ku dhe për sa kohë mbahen regjistrimet nga sistemi i vëzhgimit me video.
Videokamerat mbulojnë vetëm hapësirën që është e mjaftueshme për të përmbushur qëllimet për të cilat janë vendosur. Regjistrimet video mund të mbahen për maksimum 30 ditë dhe pas kësaj periudhe regjistrimet duhet të fshihen. Regjistrimet mund të ruhen më gjatë se 30 ditë, vetëm nëse kjo parashikohet nga dispozita të tjera të veçanta ligjore.
Futja e video vëzhgimit nga ana e kontrollorit krijon detyrimin e miratimit të një akti të veçantë – Rregullore për mënyrën e kryerjes së video vëzhgimit, i cili do të rregullojë se ku do të vendosen videokamerat, hapësirën ku do të regjistrojnë, qëllimin dhe bazën ligjore për vendosjen e tyre dhe personin që do të ushtrojë kontroll mbi sistemin.[16]
Qëllimet për të cilat mund të kryhet vëzhgimi me video janë të përcaktuara në ZZLP dhe ato janë:
- mbrojtjen e jetës ose shëndetit të njeriut,
- mbrojtjen e jetës dhe shëndetit të punonjësve për shkak të natyrës së punës,
- mbrojtjen e pronës dhe
- kontroll mbi aksesin në objektet zyrtare ose afariste.
[13] “Fletorja Zyrtare” nr. 38/09 dhe 158/10
[14] Dokumentacioni përmban: Planin për krijimin e një sistemi masash teknike dhe organizative për të siguruar konfidencialitetin dhe mbrojtjen e përpunimit të të dhënave personale; Rregullore për masat teknike dhe organizative për të siguruar konfidencialitetin dhe mbrojtjen e përpunimit të të dhënave personale; Procedura për përcaktimin e detyrimeve dhe përgjegjësive të administratorit të sistemit të informacionit dhe të personave të autorizuar gjatë aksesit në dokumente dhe pajisje informative-komunikuese; Procedura për raportimin, reagimin dhe korrigjimin e incidenteve; Procedura për mënyrën e bërjes së kopjes rezervë, arkivimit dhe ruajtjes, si dhe për rikthimin e të dhënave personale të ruajtura; Procedura për asgjësimin e dokumenteve, si dhe për asgjësimin, fshirjen dhe pastrimin e mediave; Udhëzime se si të mbahen shënime për personat e autorizuar që përpunojnë të dhëna personale dhe transmetojnë media jashtë ambienteve të punës së kontrollorit.
[15] Regjistri qendror është i disponueshëm në ueb faqen www.azlp.mk. Ai është në dispozicion të kontrollorëve në mënyrë që ata të mund të regjistrojnë koleksionet e tyre në internet përmes një procedure të thjeshtë dhe pa pagesë.
[16] Përmbajtja dhe forma e aktit që duhet të miratohet nga kontrollori është përcaktuar me Rregulloren për përmbajtjen dhe formën e aktit për mënyrën e kryerjes së video vëzhgimit të DZLP.
