Со цел да се исполни обврската што произлегува од ЗЗЛП и Правилникот за технички и организациски мерки за обезбедување тајност и заштита на обработката на личните податоци[13] на ДЗЛП, контролорот усвојува документација и презема технички и организациски мерки за обезбедување сигурност и тајност при обработката на личните податоци со кои ќе се спречи неовластен пристап, промена на податоците, нивно неовластено откривање, случајно губење или уништување. Една од примарните задачи на ОЗЛП е да ја следи усогласеноста на работењето на контролорот со оваа документација.[14]
Обрасците кон документацијата за технички и организациски мерки: Изјава за обезбедување тајност и заштита на личните податоци, Овластување за вршење обработка на лични податоци, Евиденција на лица овластени за вршење обработка на лични податоци, Евиденција за личните податоци кои се дадени на користење на корисник и Регистар на ризици преземете ги од линкот „Обрасци“.
Контролорот пред да започне со обработка на личните податоци има обврска да ги пријави збирките на лични податоци во Централниот регистар на збирки на лични податоци на ДЗЛП.[15]
Централниот регистар овозможува практична примена на едно од правата на субјектот на лични податоци – правото да биде известен за операциите за обработка на личните податоци. Преку него стануваат транспарентни збирките на лични податоци што ги води контролорот, како и категориите и обемот на податоци што ги обработува.
Поставувањето на видео надзор во деловните простории на контролорот создава обврска за известување на субјектите на лични податоци за просторот што се снима.
Известувањето треба да биде јасно, видливо и јавно истакнато (на пр. на влезот на деловниот објект). Во известувањето треба да биде наведено кој е контролор на личните податоци што се обработуваат со вршењето на видео надзорот, како и да биде наведен начинот на кој може да се добијат информации за тоа каде и колку време се чуваат снимките од системот за видео надзор.
Видео камерите го покриваат само просторот кој е доволен за исполнување на целите за кои се поставени. Видео записите може да се чуваат најдолго 30 дена, а по истекот на овој рок, снимките мора да бидат избришани. Снимките може да се чуваат подолго од 30 дена, само ако тоа е предвидено со други посебни законски одредби.
Воведувањето видео надзор кај контролорот создава обврска за донесување на посебен акт – Правилник за начинот на вршење на видео надзор, со кој ќе се регулира каде ќе бидат поставени видео камерите, просторот каде што ќе снимаат, целта и законскиот основ за нивно поставување и лицето што ќе ја врши контролата врз системот.[16]
Целите заради кои може да се врши видео надзор се дефинирани во ЗЗЛП, а тие се:
- заштита на животот или здравјето на луѓето,
- заштита на животот и здравјето на вработените поради природата на работата,
- заштита на сопственоста и
- контрола над пристапот до службените или деловните простории.
[13] „Службен Весник“ бр. 38/09 и 158/10
[14] Документацијата содржи: План за создавање систем на технички и организациски мерки за обезбедување тајност и заштита на обработката на личните податоци; Правилник за техничките и организациските мерки за обезбедување тајност и заштита на обработката на личните податоци; Процедура за определување на обврските и одговорностите на администраторот на информацискиот систем и на овластените лица при пристапувањето до документите и информатичко-комуникациската опрема; Процедура за пријавување, реакција и санирање на инциденти; Процедура за начинот на правење на сигурносна копија, архивирање и чување, како и за повторно враќање на зачуваните лични податоци; Процедура за начинот на уништување на документите, како и за начинот на уништување, бришење и чистење на медиумите; Упатство за начинот на водење евиденција за овластените лица кои вршат обработка на лични податоци и пренесуваат медиуми надвор од работните простории на контролорот.
[15] Централниот регистар е достапен на интернет-страницата www.azlp.mk. Тој им е достапен на контролорите за да можат да ги регистрираат своите збирки на интернет преку едноставна процедура и без надомест.
[16] Содржината и формата на актот што треба да биде донесен од страна на контролорот е пропишана со Правилникот за содржината и формата на актот за начинот на вршење на видеонадзор на ДЗЛП.
